Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

V.J. Buitenreiniging V.O.F., gevestigd aan Boven Westerdiep 165, 9641 LE Veendam, KvK-nummer 92357571, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Voor vragen over uw gegevens kunt u contact opnemen via contact@vj-buitenreiniging.nl of telefonisch via 0598 796 100.

2. Welke gegevens wij verwerken

Als u een offerte aanvraagt, klant bij ons wordt of contact met ons opneemt per telefoon, WhatsApp, e-mail, Facebook, Instagram of via een formulier in een advertentie, verwerken wij:

• Naam, e-mailadres en telefoonnummer
• Adres van de locatie waar de werkzaamheden plaatsvinden, en de afmetingen die wij daarvan bepalen (bijvoorbeeld de oppervlakte op een luchtfoto)
• Foto's van de situatie voor en na het werk, en omschrijvingen van de situatie
• Gegevens over aangevraagde en afgenomen diensten: offertes en de geaccepteerde versie, abonnementen en uw tegoed aan beurten, ingeplande afspraken, werkbonnen en meerwerk, inclusief uw digitale handtekening met datum en tijd
• Berichten en gesprekken met ons, en korte notities van onze medewerkers over telefoongesprekken en andere contactmomenten
• Facturatie- en betaalgegevens, zoals betaalde en openstaande bedragen, betalingsregelingen en de machtiging voor automatische incasso bij een abonnement
• Uw betaalgedrag, zoals te late betalingen of een niet nagekomen betalingsregeling (zie hoofdstuk 4)
• Bij aanvragen via een advertentie: van welke campagne of advertentie de aanvraag komt

Daarnaast verzamelen wij, uitsluitend met uw toestemming, technische gegevens over het gebruik van onze website via een analytics-cookie. Zie hoofdstuk 5.

3. Waarvoor wij deze gegevens gebruiken

Wij gebruiken uw gegevens om:

• Contact met u op te nemen en uw vragen of aanvragen te beantwoorden
• Offertes op te stellen, werkzaamheden en routes in te plannen en uit te voeren
• Uw abonnement en klantportaal te beheren, en u een seintje te geven als het tijd is voor een beurt
• U praktische berichten te sturen over uw aanvraag, offerte, afspraak of factuur, zoals een herinnering de dag voor de afspraak
• Facturen op te stellen, betalingen te verwerken en onze administratie bij te houden
• Te bepalen of bij een nieuwe opdracht een aanbetaling nodig is (zie hoofdstuk 4)
• Onze dienstverlening, advertenties en website te verbeteren, en (na toestemming) websitegebruik te analyseren

De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met u (of de voorbereiding daarvan), onze wettelijke plichten zoals de fiscale bewaarplicht, ons gerechtvaardigd belang bij een goede administratie en het voorkomen van betalingsproblemen, en uw toestemming voor de analytics-cookie. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor ongevraagde marketing.

4. Betaalgedrag en aanbetaling

Komt een factuur tot een formele aanmaning of incasso, of wordt een betalingsregeling niet nagekomen, dan noteren wij dat in onze eigen administratie. Bij een volgende opdracht vragen wij dan een aanbetaling en bieden wij geen betalingsregeling aan, zoals beschreven in onze algemene voorwaarden (artikel 6.6). Deze notitie vervalt na 3 jaar, of eerder als u daarna een aantal opdrachten op tijd betaalt. Wij delen deze informatie nooit met anderen.

Het systeem zet deze notitie automatisch op basis van uw betalingen. Bent u het er niet mee eens, neem dan contact met ons op; een medewerker bekijkt het dan persoonlijk.

5. Cookies

Onze website plaatst functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de site, bijvoorbeeld om uw cookie-keuze te onthouden. Hiervoor is geen toestemming vereist.

Daarnaast gebruiken wij, alleen na uw uitdrukkelijke toestemming via de cookiebanner, een analytische cookie van Metricool om te zien hoeveel mensen onze website bezoeken en hoe zij deze gebruiken. Deze cookie wordt pas geplaatst nadat u op "Accepteren" klikt.

U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan iedere pagina, of door cookies te verwijderen via uw browserinstellingen.

6. Delen met derden

Wij delen gegevens alleen met partijen die ons helpen bij onze dienstverlening, en alleen wat zij daarvoor nodig hebben:

• Moneybird: voor het versturen van facturen en het verwerken van betalingen en betalingsregelingen
• Meta Platforms (WhatsApp, Facebook, Instagram): als u ons via die kanalen benadert of een formulier in een advertentie invult, verwerkt Meta uw bericht of aanvraag om dit bij ons te bezorgen
• Google: voor het berekenen van routes en rijtijden en het bepalen van afmetingen op de luchtfoto (Google Maps), en bij aanvragen via een Google-advertentie
• Cloudinary: voor het veilig opslaan van foto's van de werkzaamheden
• Metricool: voor websitestatistieken, uitsluitend na uw toestemming
• Pushover: voor interne meldingen aan onze medewerkers, zoals een nieuwe aanvraag
• Onze telefonieaanbieder: voor het afhandelen van telefoongesprekken
• Onze hostingprovider: onze eigen systemen (klantsysteem, berichten, bestanden en inloggen) draaien op een eigen server

Met deze partijen zijn passende afspraken gemaakt over de bescherming van uw gegevens. Sommige van deze partijen kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerken; dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Gesprekken worden niet opgenomen, tenzij wij u dat vooraf melden.

7. Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig:

• Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: tot 2 jaar na het laatste contact
• Offertes, werkbonnen, facturen en de administratie daaromheen: 7 jaar, vanwege de wettelijke bewaarplicht
• Foto's van de werkzaamheden: tot 2 jaar na de laatste klus, tenzij u toestemming geeft om ze langer te gebruiken
• De notitie over betaalgedrag: maximaal 3 jaar (zie hoofdstuk 4)

Een verzoek om gegevens te verwijderen voeren wij uit, behalve voor gegevens die wij wettelijk moeten bewaren.

8. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens en heeft u recht op gegevensoverdraagbaarheid. Neem hiervoor contact met ons op via contact@vj-buitenreiniging.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS) en toegangsbeperking tot onze systemen.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd op deze pagina te vinden.

11. Contactgegevens